Tartalom
- Fejléc és záródás
- Test szöveg stílusa
- Technikai különbségek a formátumban
- Fontos kérdések az utószóval kapcsolatban
Az üzleti levelek és a kevésbé hivatalos, vagy személyes levelek közötti különbségek megtalálhatók mindkét struktúrában. Az informális személyes levelek lehetővé teszik a feladó mérlegelési jogát a levél elemeinek és egyéb tételeinek diszpozíciójával kapcsolatban. Másrészt az üzleti leveleknek szigorú stílus- és formai előírásoknak kell megfelelniük. A legfontosabb elemek, mint például az elrendezés, a bekezdések felépítése és a technikai formázás, megkülönböztetik a megfelelő üzleti levelet az informális levéltől.
Fejléc és záródás
Az üzleti levél fejlécének tartalmaznia kell a feladó nevét, címét és dátumát. Indokolja a bal margó fejlécét, és jelöljön ki egyetlen helyet az információ számára. A címzett kapcsolattartási adatait a fejléctől egyetlen szóközzel kell elválasztani, és tartalmazniuk kell a címzett teljes nevét és címét, beleértve az irányítószámot is. Az informális levelet író személy dönthet úgy, hogy a levél fejlécében csak egy üdvözletet használ. Az üzleti levél bezárásához búcsúköszöntő és aláírás szükséges. Gyakran egy üzleti levél tartalmazza az aláírást, az alá beírt feladó nevét és az író birtokában lévő hitelesítő adatokat vagy címeket. Használjon négy szóközt a búcsúköszöntés és a kézzel írt aláíráshoz beírt név között. A feladó neve és egy kevésbé hivatalos üdvözlet elegendő, ha egy személyes levél véget ér.
Test szöveg stílusa
Az informális jellegű személyes levelek az üzleti levél stílusbeli korlátozásai nélkül dolgozhatók fel. A feladó kiválaszthatja a stílust vagy a hangszínt, hogy megfeleljen a címzettel való interakció normális jellemzőinek. Egy üzleti levélben a stílusnak összhangban kell lennie a levél szándékával. Az üzleti leveleket, amelyek célja a címzett megismertetése a feladóval vagy az üzleti szolgáltatásokkal, bevezetéssel kell kezdeni. A feladónak ezután a szövegmérleggel kell tájékoztatnia a címzettet a levél szándékáról vagy cselekvési kérelméről. Például egy értékesítési levélnek bemutatnia kell az eladót és a terméket, meg kell határoznia, hogy a termék hogyan szolgálja a címzettet, és végül cselekvésre hívja fel az olvasót - vásárolja meg a terméket vagy szolgáltatást.
Technikai különbségek a formátumban
Az üzleti levelek szabványos műszaki szabványai 2 cm-es margókat tartalmaznak az oldalakon, 2,5 cm-es hellyel az oldal tetején és alján. Az üzleti levél dátumát meg kell határozni, nem kell rövidíteni, és tartalmaznia kell a hónapot, a napot és az évet. A feladóknak megfelelő címeket kell használniuk az üzleti levelekben, de el kell kerülniük az elbocsátásokat. A címzett teljes nevének meg kell jelennie az üdvözletben, kettőspontot pedig üzleti levélben. A személyes levél tartalmazhat egy utónevet vagy címet és vezetéknevet, amelyet vessző követ. Szóköznek kell lennie a cím, az író elérhetőségei és a kezdő köszöntés között. Az üdvözlés és a levél törzsében található bekezdések között szóköz is szerepel. Használjon 12 pontos serif betűtípusokat, például a Times New Roman betűket üzleti levélben, és a szöveg között egy távolságban. Az üzleti leveleket mindig be kell gépelni, de ha kézzel írják őket, akkor az személyes kapcsolatot kölcsönöz.
Fontos kérdések az utószóval kapcsolatban
A bezárást követően az üzleti leveleknek tartalmazniuk kell a megfelelő bejegyzéseket, például a példányok kiadását. A "cc:" azt jelenti, hogy a levelet másoknak is továbbították. Az utószó a megfelelő hely az üzleti levélben szereplő anyagok jelölésére is. A kísérő okmányra hivatkozni kell, mint a záró aláírás után szereplő tételekre, a levélminta számával és jellegével egy üzleti levélben.