Tartalom
- Kezelje a vezérigazgatói kötelezettségvállalásokat
- Szervezzen kirándulásokat
- Kapcsolatba léphet a testület tagjaival
- Általános igazgatási és irodai feladatok
- Képzettségek és készségek
- Munkakörnyezet és fizetés
A vezérigazgató (vezérigazgató) ügyvezető asszisztense bizalmas és magas szintű adminisztratív támogatást nyújt a vezérigazgatónak. A funkciók lehetnek adminisztratív és projektalapúak, és magukban foglalhatják az utazás ütemezését, értekezletek szervezését, információs kérések kezelését, jelentéstételt és levelezést, valamint a testület tagjaival való kapcsolatfelvételt. Ebben a pozícióban a szakember gyakran bizalmas információkkal foglalkozik, ezért a munkához diplomácia és diszkréció szükséges.
Kezelje a vezérigazgatói kötelezettségvállalásokat
A vezérigazgatók nagyon elfoglalt menetrenddel és sok munkával rendelkeznek. Ezért az ügyvezető asszisztens feladata ezeknek a kérdéseknek a kezelése és annak biztosítása, hogy megfelelően felkészüljön az ülésekre. Előttük az ügyvezető asszisztens elkészítheti az ülés napirendjét, és a szükséges háttér-információkat megadhatja a vezérigazgató számára. Az Ön felelőssége az is, hogy a vezérigazgató naprakész legyen a napi menetrenddel, hogy időben odaérjen, és tudja, hol kell lennie.
Szervezzen kirándulásokat
A vezérigazgatók általában gyakran utaznak, és gyakran az ügyvezető asszisztens feladata megszervezni ezeket az utazásokat és logisztikát, amelyek magukban foglalhatják a repülőjegyek foglalását, az autókölcsönzéseket és a szállodai szállást. Feladata továbbá az értekezletek megszervezése, az alapvető információk biztosítása és az utazás utáni költségtérítések elkészítése.
Kapcsolatba léphet a testület tagjaival
Az ügyvezető asszisztensek kapcsolatba léphetnek az igazgatósággal is. A feladatok magukban foglalhatják az igazgatósági ülések ütemezését, az igazgatósági ülések logisztikájának kezelését, anyagok küldését felülvizsgálatra az ülések előtt, jegyzetek készítését és terjesztését, valamint az igazgatósági tagok számára felmerülő általános kérdések tisztázását.
Általános igazgatási és irodai feladatok
Az ügyvezető asszisztens emellett általános adminisztratív és irodai feladatokat is ellát, például telefonok fogadását, faxok és levelezések küldését, iktatást és fénymásolatok készítését. Szükség lehet továbbá a látogatók logisztikájának megszervezésére, telefonos konferenciák koordinálására, jegyzetek átírására és levelezés írására.
Képzettségek és készségek
Gyakran előnyben részesítik az alapképzést, de a társult végzettség megfelelő korábbi munkatapasztalattal elfogadható lehet. A munkaadók általában három-öt éves tapasztalatot szereznek a felső vezetők támogatásáról, a fejlett számítógépes ismeretekről és a percenként 60 szó beírásának képességéről, a menedzsment fogalmairól, a bizalmas információk kezeléséről és a multitaskingról. Olyan személyes tulajdonságokra is szükség van, mint a diszkréció, a magas szintű professzionalizmus, a részletekre való nagy odafigyelés, a szervezés, valamint az írásbeli és verbális kommunikációs készségek.
Munkakörnyezet és fizetés
Az ügyvezető asszisztensek gyakran gyors iramú irodai környezetben dolgoznak, és szükség esetén túlórákra és hétvégékre lehet szükségük, amellett, hogy elkísérik a vezérigazgatót utazás közben. A fizetés cégenként változó, de a megfigyelt átlag megközelítőleg 6000 R $.