Tartalom
Az ügyféllevelek általában meghatározott formátumokat követnek, jól megtervezettnek és profinak tűnnek. Vannak univerzális elemeik, például üdvözletük és záródásaik. Azok, akik a számlázási eljárásokról beszélnek, információkat tartalmaznak a vállalat fizetési politikájáról, és leírják, hogy az ügyfeleknek hogyan kell kifizetniük számláikat. Ezen irányelvek változásáról levélben kell értesíteni az ügyfelet, írásban tájékoztatva őket a bekövetkezett változásokról.
Nyítás
A levél megnyitása tartalmazza a megírásának dátumát, a címzett elérhetőségét és egy üdvözletet. A levél azon részét, amelyben a „Kedves Ügyfél” üdvözletet írják, kettős helyre írják az ügyfél elérhetőségei alá. Az üdvözlet helyesen szólítja meg az ügyfelet olyan címekkel, mint Mr. vagy Mrs. és a vezetéknév.
A levél célja
A célról szóló bekezdés arról tájékoztatja az ügyfelet, hogy azért ír, hogy tájékoztassa őket arról, hogy változások történnek a számlázási rendszerben. Ennek a bekezdésnek tartalmaznia kell azokat a garanciákat is, amelyek szerint ez a levél nem váltó.
A fogyasztóra gyakorolt hatások
Az effektusokról szóló bekezdés részletes, és felsorolja, hogy a vállalat által végrehajtott változtatások milyen módon befolyásolják az ügyfelet. Ezek a hatások magukban foglalhatják az új számlázási címet, amelyre a kifizetéseket el kell küldeni, vagy az új számlázási dátumokat. Ezeket a változásokat pozitívan és az ügyfél javára kell megfogalmazni. Minden változtatást úgy kell leírni, hogy az az ügyfél és az Ön vállalata számára is előnyös.
Bezárás
A záró szakasznak tartalmaznia kell az ügyfélnek szóló zárónyilatkozatát, például: "Köszönjük a pártfogást", "Tisztelettel" vagy egy egyszerű "Köszönöm". Ez tartalmazza a beírt nevet, az aláírást és az elérhetőségeket. E-mail címet is meg kell adni, hogy az ügyfelek bármilyen kérdése esetén felvehessék Önnel a kapcsolatot.