Tartalom
Időbe telik, hogy megírja az alkalmazottak képzési kézikönyvét. A Microsoft Word 2007 eszközök használata megkönnyíti ezt a folyamatot. Mielőtt elkezdené írni, végezzen el egy kis tervet. Döntse el, mely feladatokat kell teljesítenie az alkalmazottainak, és melyek leírhatók a segítségükre. Tervezze meg, melyik helyzetben használja a kézikönyvet, akár személyes találkozón, akár önálló vezetésen. Ha van ötlete arról, hogy milyen kézikönyvre van szüksége, íme néhány eszköz, amellyel megvalósíthatja ötletét.
Készítmény
1. lépés
A Word szegély eszközével hozzon létre egy többszintű listát azokról a feladatokról, amelyeket az alkalmazottnak meg kell tanulnia. Ez a folyamat segít eldönteni, hogy mennyi ideig tart a kézikönyv, és segít felosztani a munkát kisebb részekre, könnyebben megmagyarázva az alkalmazottak számára. A szegély eszköz használatához a Wordben üres dokumentummal kell kezdenie, és ki kell választania a „Home” lehetőséget. A "Bekezdés" csoportban 3 gomb található: pontok, számok és többszintű lista. Válassza a "többszintű lista" lehetőséget, vagy kattintson a lefelé mutató nyílra a szegélybeállítások listájának kiválasztásához. Ön is létrehozhat saját. Írja meg a paramétereit. A "Tab" megnyomásával lépjen a többszintű lista következő szintjére. a visszalépéshez nyomja meg a "Shift + Tab" billentyűt. Írja meg lépésről lépésre a képzéshez és egyéb információkhoz, hogy elmagyarázza munkatársainak, hogyan hajtsák végre a munkában szükséges feladatokat.
2. lépés
Használja a Word fejléc és lábléc függvényeit oldalszámok, szakaszok tartalmának és címének hozzáadásához a dokumentum minden oldalához. A fejlécek és láblécek fontos vizuális referenciák ahhoz, hogy az alkalmazott tudja, hol van a képzési kézikönyvben. A képzés során számok hozzáadása az oldalakhoz segít bizonyos oldalakat egyes tárgyakhoz kapcsolni. Kattintson a "Fül beszúrása" elemre, majd a fejlécek és láblécek részben válassza a "Fejléc" lehetőséget. Lehetősége van a fejlécstílusokra, vagy létrehozhat saját. A fejléc a kézikönyv minden oldalán megjelenik, vagy megváltoztathatja úgy, hogy csak az ellentétes oldalakon jelenjen meg, hogy a kézikönyv egy könyvsort kövessen. A láblécek az oldal alján jelennek meg, és általában az oldalszám, dátumok és felhasználói információk megjelenítésére szolgálnak. Kattintson a "Lábléc" gombra a fejlécek és láblécek részben, és ahogy korábban tette, többféle típus közül választhat.
3. lépés
Tegyen hozzá egy fedelet, hogy megkülönböztesse a képzési anyagot az alkalmazottai számára átadott egyéb tételtől, például az alkalmazotti útmutatótól. Készítse el saját borítóját úgy, hogy az oldalrészben a "Beszúrás fülre", majd a "Borító" gombra kattint. Különféle borítóstílusokat fog látni, amelyek közül választhat vagy létrehozhat saját. Adjon leírását a kézikönyvének; tartalmazza a készítés dátumát és a szerzőket, mivel ezek a kézikönyvek gyakran csoportosan készülnek.
4. lépés
Vegyen fel fejléceket, hogy segítsen elkészíteni az oktatási dokumentum tartalomjegyzékét. Ez segít a vizuális rendszerezésben is, hogy megkönnyítse az alkalmazottak használatát. Hozzon létre különféle fejlécstílusokat az egyes témákhoz az előre létrehozott szegély használatával (ez a fejléc nem ugyanaz, mint az oldal tetején). A fejlécstílusok olyan betűstílusok, amelyekkel különböző képzési szakaszokat, valamint különböző alszakaszokat jelezhet.
Ha kézikönyvet ír a vállalati levelezés írásáról, akkor az 1. címsornak a "Hogyan kell írni a vállalati levelet" feliratnak kell lennie, majd az alcíme lehet "Mit tartalmazzon". Az 1. és 2. címsor megjelöléséhez válassza a "Kezdőlap" lehetőséget, és a stílusok részben számos különböző stílust fog látni, amelyek közül választhat, beleértve az 1. címsort, a 2. címsort, a feliratot stb. Válassza ki a kívánt szöveget első első fejlécként, és kattintson a "Fejléc 1" szakaszra annak fontosságának jelzéséhez. Kattintson a következő szakaszra a 2. fejléc létrehozásához. Kövesse a teljes szegélyt, az 1. és 2. fejléc kiválasztásával. Ha elkészült, a tartalomjegyzékbe felveszi.
5. lépés
Adjon hozzá egy táblázatot és tartalmat (TDC), hogy munkatársainak könnyebben megtalálja a szükséges információkat. Ha már hozzáadta az elsődleges és a másodlagos fejlécet a dokumentumához, hagyja, hogy a Word végezze el a munkát, és hozza létre a TDC-t az Ön számára. Kattintson a dokumentum elején, ahol azt szeretné, hogy a TDC megjelenjen (általában a borító után), majd kattintson a "Hivatkozások", majd a "Tartalomjegyzék" elemre a homonim részben. Megjelenik a használható automatikus táblák listája. Kattintson az egyik automatikus választásra, és a TDC megjelenik az előre kiválasztott fejlécek segítségével.
6. lépés
Rendezze el az oktatási kézikönyv fejezeteit és szakaszait lépésről lépésre. A kézikönyv utolsó és legfontosabb szakaszának az indexnek kell lennie. Minél teljesebb az indexe, annál könnyebben megtalálhatja a hallgató a későbbi oldalszám alapján a válaszokat. Index létrehozásához válassza ki a beilleszteni kívánt szót. Kattintson a "Referenciák", majd a "Bejelentkezés" gombra, hogy folytassa ezt az indexhez hozzáadni kívánt minden elemnél. Ha végzett, görgessen le az oktatási kézikönyv végéig, és adja hozzá az indexet a "Referenciák", majd az "Index hozzáadása" gombra kattintva.
7. lépés
Ellenőrizze a helyesírást, és mentse a fájlt. Miután elkészítette az első oktatási kézikönyvet, a "Megnyitás", majd a "Mentés másként" gombra kattintva, a párbeszédpanel megjelenésekor a "Mentés típusként" részben kattintson a nyílra a többi kézikönyv modelljévé. és válassza a "Word sablon (.dotx)" lehetőséget, majd újból felhasználhatja munkáját más oktatási kézikönyvekben.