Tartalom
A memóriák a napi irodai élet egyik legjellemzőbb jellemzője, úgy tűnik, szinte mindenütt kihajtanak, és szinte végtelen számú témát fedezhetnek fel. A feljegyzések kiadása azonban több alapvető célt szolgál, és általában egyértelműen azonosítható célkitűzésekkel rendelkezik, amelyek általában a helyzetek megoldására és a kiegészítő információk megadására vonatkoznak, amelyek nem igényelnek megbeszélést.
problémák
A problémák gyorsan felismerhetők és megvitathatók egy memorandum keretében, amely lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy azonnal megismerjék a közelgő potenciális nehézségeket és új kihívásokat. Ezek a problémák eltérőek lehetnek, mivel egyesek megvitathatják a hosszú távon kialakuló tendenciákat (például egy adott osztály hatékonyságának csökkenését), vagy kevésbé formálisak és közvetlenebbek lehetnek (például a munkavállalók tájékoztatása a rossz időjárásról) mielőtt a nap végén hazatérnének). Ezeknek a memóriáknak a problémáira vonatkozó jellemzője, hogy visszajelzést kérhetnek a lehetséges megoldások és a jövőbeli stratégiák megfontolása érdekében.
megoldások
A megoldásokon alapuló feljegyzések tartalmazhatnak információkat, a technikai problémák gyors korrekciói, bejelentés arról, hogy egy új stratégiáról döntöttek, hogy egy meglévő problémát kezeljenek, vagy naprakész információkat kapjanak a belépési kódokról és a biztonsági mechanizmusokról. A megoldási feljegyzések lehetőséget nyújtanak arra is, hogy felhívják a figyelmet azoknak a munkavállalóknak, akik hasznosnak vagy kreatívnak bizonyultak, hogy konkrét kihívásokkal szembesüljenek, másokkal kommunikálva a sikereikről (például: „Szeretnénk köszönetet mondani Mathew Bakernek az alaphálózatunk fejlesztésére irányuló koordinációs munkájáért. számítógépek, így a rendszer jelentősen gyorsabban működik, mint a múlt hónapban. ").
visszacsatolás
A visszajelzések sokféle formában érhetők el, bár ezek különböztethetők meg a különböző alkalmazottaknak küldött jegyzetek és az egyetlen személynek küldött megjegyzések között. Ha egy nagy csoporthoz küldünk visszajelzéseket, frissíthetik az alkalmazottakat a korábban az üléseken felvetett kérdésekben, kontextust és időzítést adva a korábbi megbeszéléseknek (ennek egy példája egy emlékeztető, amely köszönetet mond az alkalmazottaknak, hogy részt vett egy véradás vagy csapatmunka gyakorlat). Azonban, ha a visszajelzést egyetlen munkavállalónak küldjük, ez általában nagyon specifikus és a munkavállaló által végzett munka minőségéhez kapcsolódik, és mely területeket kell a jövőbeni fejlesztésekre összpontosítani.
A helyzetekre vonatkozó megjegyzések
Időnként helyénvaló lehet, ha a menedzserek megjegyzéseket küldenek a folyamatban lévő eseményekről, vagy hivatalos megjegyzéseket tesznek bizonyos helyzetekről, például: „Szeretnénk melegen köszönetet mondani a tűzoltóságnak a közelmúltban bekövetkezett tűzért. raktárunk ". Ez a fajta memorandum tartalmazhat utasításokat arra is, hogy a munkavállalók ne szóljanak nyilvánosságra bizonyos belső kérdésekben: például: "Szeretnénk kérni, hogy minden alkalmazott tartózkodjon attól, hogy nyilvánosan spekuláljon a potenciális egyesüléssel egy másik társasággal, ami alááshatja a megállapodásokat." folyamatban van.