Tartalom
Gyakran az üzleti világban szükség van egy kísérőlevél mellékelésére egy nagyobb jelentés kíséretében, amelyet postán, speciális kézbesítéssel vagy akár e-mailben is el lehet küldeni. A hivatalos kísérőlevélnek nagyon konkrét célja van, és úgy kell megírni, hogy bemutassa és leírja a tartalmat, megismétli a jelentés kiemelt témáját, és megjelöli a következő lépéseket vagy intézkedéseket.
Írjon jelentés kísérőlevelet
1. lépés
Használja a vállalati levélpapírokat a jelentés bemutató levelének összeállításához a kísérő dokumentum fontosságának tiszteletben tartásával. Még akkor is, ha fejléces e-mailt használ, kezelje úgy, mint egy papír levelet, amely tartalmazza az e-mail oldalon a cég logójának képét.
2. lépés
Adja meg a nap dátumát, valamint a cím adatait, beleértve az utó- és vezetékneveket, a címet, a cég nevét, az utcát és a város címét, valamint az irányítószámot. Használja a "Caro" üdvözlést, majd egy hivatalos üdvözletet, például a Mr. vagy Mrs. rövidítéseket, ha az egyén idegen, vagy a "Caro" -ot a címzett kereszt- vagy vezetéknevével, ha az egyén ismerős.
3. lépés
Mondja el a levél célját a törzs bekezdésben olyan szavakkal, mint például: "Ez a levél megadja a (jelentés nevét) az áttekintéshez vagy észrevételhez (vagy bármilyen további művelethez szükséges). Használja ezt a lehetőséget a jelentés tárgyának összefoglalására. Próbálja meg összefoglalni a a jelentés célja a lehető legtömörebben - legfeljebb egy vagy két mondatban.
4. lépés
Vegye figyelembe itt a jelentés következtetését, de ne térjen ki a jelentés következtetéseinek lényegére. Azt akarja, hogy az olvasó olvassa el a tényleges jelentést, és ne csak a kísérőlevelet. A levélnek fel kell keltenie az olvasó kedvét a végső jelentésben szereplő iránt.
5. lépés
Készítsen egy hivatalos befejezési szakaszt vagy a következő lépéseket, ahol meghatározza a címzett kívánt műveleteit. Szeretné, hogy továbbítsák a dokumentumot, vagy aláírják a dokumentumot, vagy összehangolnak egy nagyobb értekezletet az eredmények bemutatásához? Legyen nagyon pontos a következő lépésekkel, valamint a nappal és a dátummal kapcsolatban, ha sürgős intézkedésre van szükség.
A kísérőlevél hivatalos üdvözléssel zárul le, ugyanolyan szívélyesen, őszintén vagy megfontoltan. Írja be a levél írójának nevét és címét. Sorolja fel a többi személy nevét, akik megkapják a jelentést és a motivációs levelet az e-mail "Másolat" mezőjében (másolattal).