Tartalom
Ha szakmailag ír egy e-mailt, az idő nagy részét azzal töltheti el, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden egyes információ szerepel-e benne, hogy megfelelően vannak-e formázva, és hogy a helyesírás-ellenőrző végrehajtásra került-e. Ne felejtse el bezárni az e-mailt. Az e-mailek professzionális befejezésének létrehozása óriási különbséget jelenthet abban, hogy az ember hogyan fogadja azokat. Hagyjon egy jó benyomást a címzettről.
Elérhetőség
Ha professzionális e-mailt küld először, akkor célszerű ezt nem csak a nevével, hanem az elérhetőségével is befejezni. Bár a címzett az e-mail kézhezvétele után automatikusan megkapja az Ön címét, feltétlenül ajánljon fel más kapcsolatfelvételi formákat. Ha egy adott vállalatnál dolgozik, adja meg ezeket az elérhetőségeket, beleértve a címet is. Adja meg közvetlen telefonszámát, és jelezze, hogy ez egy mobiltelefon vagy egy vezetékes. Ha vállalatának központi irodája van, feltétlenül adja meg a bővítményt. Minél több kapcsolatot hagy el, annál nagyobb az esélye annak, hogy kapcsolatba lépjen Önnel.
A bezárás előrejelzése
Leslie O’Flahavan a Matters írása alatt szereti befejezni a szakmai e-mailt azzal a mondattal, hogy "várom ..." Szerinte ez megismétli az e-mail célját. Ezenkívül válaszhelyzetbe hozza az e-mailt küldő személyt is. Például, ha e-mailt küldött egy állásajánlatról, annak a következőnek kell lennie: "Várom, hogy meghallgassam a jelentkezésemre vonatkozó döntését". A címzett most már biztosan tudja, mi az e-mail célja.
Kérdések és aggodalmak
Szakmai e-mail bezárásakor feltétlenül ajánljon fel meghívót válaszadásra, például: "Mondja el, ha bármilyen kérdése vagy aggálya van a ..." -val, mivel ez zöld utat ad a címzettnek, hogy érzés nélkül válaszoljon mintha zavarna, vagy hogy az e-mailed volt a végső szó. Ez is folytatja a beszélgetést. E-mail küldésekor győződjön meg arról, hogy az összes érintett ugyanazon az oldalon van, és hogy minden kérdés és aggály megválaszolásra került.
Megfontolások
A professzionális e-mail vége személyes kapcsolatot jelenthet, attól függően, hogy milyen viszonyban van a címzettel. Idővel a szakmai kapcsolattartó barátgá válhat, lehetővé téve az e-mail befejezését egy belső poénnal vagy akár egy független történettel. Ezt azonban addig ne tegye, amíg baráti kapcsolat létre nem jön. Jó kompromisszum az e-mail befejezése az "Üdvözlettel" címmel. Ez azt mutatja, hogy Ön nemcsak üzleti kapcsolat, hanem gondoskodó ember is. Ne féljen egy kis udvariasságot mutatni az e-mail végén, különösen, ha professzionális.