Tartalom
A legtöbb cég - akár kicsi, akár nagy - rendelkezik recepcióval vagy recepcióval. Az ügyfélszolgálattal foglalkozó alkalmazott szokásos működési eljárása olyan feladatokból és felelősségekből áll, amelyek javítják a vállalat egészének hatékonyságát. Ezeknek az alkalmazottaknak teljes mértékben meg kell érteniük szerepük minden szempontját, hogy a lehető legjobban teljesítsék szerepüket.
Szolgáljon átjárót
A befogadó munkavállaló legfontosabb szerepe az "átjáró" vagy az átjáró. Ön az első személy, akit az ügyfelek látnak érkezéskor, és általában az első személy, akivel beszél, amikor az irodát hívják. Barátságosnak és udvariasnak kell lennie az ügyfelek számára, de meg kell őriznie a tekintélyét. Az Ön hozzáállása pozitívan vagy negatívan tükrözi az egész vállalkozást, és ezt mindig szem előtt kell tartania. Az Ön felelőssége annak biztosítása, hogy a felsővezetők csak azokat az embereket kapják meg, akiknek van ideje, hogy fogadjanak és akikkel beszélni akarnak. A személyt mindig és megfelelően kezelje; lehet, hogy el kell mondania valakinek, hogy el kell hagynia egy üzenetet, vagy hogy üljön és várjon.
Rutinfeladatok
A legtöbb irodában a recepciósnak napi feladatokat kell kezelnie, mint például az e-mailek kezelése, hangposta meghallgatása, készpénzes tasakok készítése, öntözőberendezések és újratöltő táblák. A nap minden feladatának listájának megtartása segíthet megakadályozni valamit. Hasznos az is, hogy a fontos és gyakran használt számokat tartalmazó címjegyzéket tartsuk fenn, mert gyakran a felelősség a karbantartás, az informatika és a többi ember hívása a nap folyamán, amikor problémák merülnek fel.
Készíts egy listát a napi tevékenységedről, hogy ne felejtsd el semmit (Comstock / Comstock / Getty Images)
A kötelezettségvállalások napirendjének megszervezése
Végül, kivéve, ha ezt a munkát egy másik alkalmazottra ruházták át, például a főnök asszisztense, a recepció ott van, ahol a napirendet fenntartják. Mindig tisztában legyen a közelgő tevékenységekkel és a visszavont találkozókkal. Ne feledje, hogy a lemondás esetén fel kell jegyeznie azon személyek nevét és számát, akik teljesíteni szeretnének egy találkozót. Néha előfordulhat, hogy ideiglenes kinevezéseket kell tennie, ebben az esetben csak egy post-it-et kell tenni az ütemtervre. Ne feledje, hogy mindig ceruzát használjon, mivel ez időbeli változások esetén megkönnyíti a törlést és lefedést.
