Tartalom
- Legyen közvetlen
- Válassza ki a megfelelő témát
- Ellenőrizze a helyesírást
- Légy udvarias
- Beszélje meg az ülések részleteit
Az e-mail az üzleti világ előnyben részesített kommunikációs eszközévé vált. Gyors, megbízható és írásos dokumentációként szolgál az elvégzett tranzakciókról. Azonban a postafiókok néha elárasztják a levélszemétet, ezért fontos, hogy e-mailjei kiemelkedjenek a többitől, különösen, ha először találkozik valakivel.
Legyen közvetlen
Legyen a lehető legközvetlenebb az e-mail írásakor, és ha lehetséges, küldje el azt közvetlenül a személynek, akivel találkozni szeretne, és nem az osztály által megosztott postafiókra. Ha ez elkerülhetetlen, helyezze be az e-mail "tárgy" mezőjébe, akit irányít. Az e-mail szövegében haladjon egyenesen a ponthoz; magyarázza meg az ülés okait, és kérdezze meg, hogy az Ön személye hogyan fér hozzá. Ha valaki másat vesz fel az ülésen, kérjük, értesítse őket az e-mailben. Magyarázza el, hogy mit tart az ülésen. Például mondja el, hogy el szeretné mondani az eladási célokat, vagy aki a João da Silva helyébe lép a könyvelésben.
Válassza ki a megfelelő témát
Az e-mail "tárgy" mezője az első dolog, amit a személy olvasni fog, és általában ez határozza meg, hogy az e-mailt megnyitják-e vagy sem. Ezért elengedhetetlen, hogy ez a mező ne legyen túl hosszú. Az e-maileknek rövidnek és egyszerűnek kell lenniük - a későbbi e-mailekben mindig részletesebben beszélhet, ha megerősíti az ülést.
Ellenőrizze a helyesírást
Soha nem túl sokat kell erősíteni ezt a tippet: Semmi sem rosszabb az első benyomásnál, mint a gyakori helyesírásokkal, nyelvtanokkal és írásjelekkel rendelkező e-mailek. Ezek a hibák miatt az e-mail úgy néz ki, mint egyfajta spam, és növeli az esélyét arra, hogy elküldjék a tálcába. Az óvatosabb e-mail ellenőrzés megakadályozhatja a fejfájást. Az ideális az, ha valaki másnak olvassa el, és ellenőrizze az ilyen típusú hibákat, ha a címzett nagyon fontos ügyfél.
Légy udvarias
Találkozó meghívása valakivel az első benyomásokról szól. Ha ez az első alkalom, hogy kapcsolatba lép a személyrel, használja a leginkább képzett nyelvi űrlapokat. Tartsa meg a vezetéknevet, és mindig olyan neveket használjon, mint például Mr. vagy Miss. Az első e-mailben soha ne használja a "Hello" -et üdvözlésként; ez szakszerűtlenné teszi. Az e-mail végén a "Köszönöm", az "Üdvözlettel" vagy az "Üdvözlet" -et mindig tegye. A jóvoltából a levelezés mindig e-mailben megfelelő.
Beszélje meg az ülések részleteit
E-mailben állítsa be az ülés időpontját és időpontját úgy, mintha ezt levélben tenné. Tisztázza meg, mikor lesz valahol a címzett közelében; mondjuk például, hogy mely időpontokban fognak tartózkodni a címzett városban. Légy tisztában azzal, hogy mit akarsz megvitatni. Például, ha azt szeretnénk, hogy beszéljünk a "fűnyírók értékesítéséről az év második negyedévében", jobb ötletet ad a címzettnek arról, hogy mit fognak tárgyalni, mint egy egyszerű "értékesítés".