Tartalom
- Interperszonális készségek
- Időgazdálkodási készségek
- Irodaszerek ismerete
- Számítási készségek
- Írói képességek
Az adminisztratív asszisztensek általában azon dolgoznak, hogy az iroda optimálisan működjön. A legtöbb vállalat inkább az adminisztratív asszisztenseket részesíti előnyben, akik legalább középiskolai végzettséggel rendelkeznek, két vagy több év egyetemen vannak, és irodában dolgoznak. Segíthetnek valakinek konkrétan vagy az egész csapatnak. Az adminisztratív asszisztensnek sok készséggel és kompetenciával kell rendelkeznie ahhoz, hogy hatékonyan teljesíthesse szerepét.
Interperszonális készségek
Az adminisztratív asszisztens több személynek is jelentést tehet. Ezenkívül minden felügyelőnek különböző céljai és céljai lehetnek. Ezért képesnek kell lennie arra, hogy minden felügyelővel együttműködjön, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden kívánt és / vagy kért feladat vagy küldetés teljesül-e. Feladatai részeként egy adminisztratív asszisztensnek (ügyelve arra, hogy az iroda hatékonyan működjön) együtt kell működnie és csapatként kell segítenie munkatársait.
Időgazdálkodási készségek
Az adminisztratív asszisztenseknek képesnek kell lenniük a munkahelyi idő fontossági sorrendjének meghatározására. Egyetlen nap alatt elvégezniük kell a feladatok hosszú listáját, és biztosítaniuk kell, hogy mindegyiket a kitűzött határidőn belül teljesítsék.
Irodaszerek ismerete
A berendezések és a munkaanyagok, például a faxgépek ismerete elengedhetetlen minden adminisztrációs asszisztens számára. Tudnia kell, hogyan kell működtetni a telefonrendszert több vonallal és / vagy mellékállomással. Ezenkívül tudnia kell a másológép működését, és azt is, hogy szükség esetén hogyan lehet megjavítani.
Számítási készségek
A legtöbb iroda a számítógépes rendszer funkcionalitására épül. Ezért egy adminisztrációs asszisztensnek képesnek kell lennie megérteni a számítógépek működését. Ezenkívül képesnek kell lennie e-mailek küldésére, kutatásra az interneten, képesnek kell lennie táblázatok készítésére, dokumentumok beolvasására, sőt más kollégáknak is meg kell tanítania a számítógép alapvető funkcióit.
Írói képességek
Sok adminisztratív asszisztens segíti a felügyeletet a dokumentumok írásában. Például a felügyelő diktálhat egy dokumentumot, és megkérheti az asszisztenst, hogy vizsgálja felül az esetleges elírási hibákat vagy nyelvtani kérdéseket. Így egy adminisztrációs asszisztensnek tudnia kell, hogyan állítson elő üzleti leveleket. Lehet, hogy leveleznie kell az eladóval annak biztosítása érdekében, hogy az összes terméket időben és a specifikációknak megfelelően szállítsák.